TIJDELIJK VOLTIJDS ADMINISTRATIEF MEDEWERKER FRONTOF...

Functie

• Je combineert frontoffice met backofficetaken. Je verzorgt mee het onthaal van onze cliënten en bezoekers, zowel persoonlijk aan de balie of telefonisch onthaal. Dat doe je op een klantgerichte en -vriendelijke wijze.
• In backoffice ondersteun je het team met diverse administratieve taken naargelang de noden. Zo kan je ingeschakeld worden om de in- en uitgaande post te verwerken, om het digitaal dossier up-to-date te houden en verslagen, brieven of documenten toe te voegen,… Je werkt hierbij op een efficiëntie en nauwgezette wijze.
• We zijn open tussen 8u45 en 17u00. Je front- en backofficetaken voer je uit binnen een glijdend uurrooster maar er wordt met de leidinggevende een uurrooster afgesproken waarbij zo veel mogelijk met de privé-situatie wordt rekening gehouden. Daar staat tegenover dat je flexibel genoeg bent om bij onverwachte situaties (bv. zieke collega’s, vakanties) hierin te schuiven. Ons onthaal is wekelijks ook op dinsdagavond tot 20u00 bereikbaar. Je bent bereid om via een beurtrol (gemiddeld één keer per maand) het onthaal op dat moment mee te verzorgen.

Jouw profiel

Je talenten

• Ervaring als administratieve kracht of in een onthaalfunctie bij een sociale dienst, lokaal bestuur is uiteraard een pluspunt.
• Je weet van aanpakken en hebt niet veel woorden nodig om zelfstandig aan de slag te gaan. Indien nodig durf je vragen te stellen als iets niet duidelijk is. Binnen sociale zaken werken de collega’s nauw met elkaar samen maar je bent ook in staat je taken zelfstandig uit te voeren. Goede organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en aandacht voor detail zijn daarbij belangrijk.
• Je staat bekend een fijne, behulpzame collega die met de nodige klantgerichtheid ook onze cliënten en bezoekers kan onthalen. Klantvriendelijkheid en behulpzaamheid zijn jouw troeven.
• Je bent sterk in administratie en weet als geen ander dat onze administratie tot in de puntjes in orde moet zijn. Het administratief dossier van onze cliënten is immers het fundament van een kwalitatieve hulpverlening.
• Je hebt een goede kennis van de Nederlandse taal, zowel gesproken als geschreven.
• Gegevensbescherming en bescherming van de privacy is voor jou een evidentie.
• Je hebt een goede kennis van praktisch computergebruik en Microsoft Office (Word, Outlook, Teams, basiskennis Excel) en je maakt je vertrouwd met ons registratiesysteem.

Kan je deelnemen?

• Je beschikt minimaal over een diploma secundair onderwijs (of gelijkgesteld).
  • Buitenlands diploma? Je bezorgt ons minimaal bij je sollicitatie het gelijkwaardigheidsbewijs van je diploma, afgeleverd door NARIC Vlaanderen (https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenningen/erkenning-buitenlands-diploma).

• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

• Eén voltijdse contractuele functie in de graad Cv (C1-C2-C3). Halftijdse tewerkstelling is ook bespreekbaar. Je vervangingscontract loopt tot en met 31/08/2024 tenzij de collega die je vervangt eerder terugkeert. Blijft deze collega langer afwezig bestaat de kans dat het contract ook verlengd kan worden.
• Je geïndexeerde brutomaandwedde bedraagt minimaal 2.364,58 euro bij een voltijdse tewerkstelling. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan je voor maximaal 8 jaar laten meetellen (tot maximaal 2.764,04 euro voltijds). Diensten bij een andere overheid worden onbeperkt meegenomen bij de vaststelling van de administratieve anciënniteit. Schaalanciënniteit kan meegenomen worden indien bij een andere overheid gelijke of gelijkaardige functies binnen eenzelfde niveau en rang werden uitgeoefend. Indien je hierover meer informatie wenst, kan je contact opnemen met personeelspunt@turnhout.be (loonadministratie) of T 014 53 49 90.
• Extra voordelen: maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag en 100 euro ecocheques (pro rata je tewerkstellingsgraad op jaarbasis), fietsvergoeding van 0,35 euro/km of volledige terugbetaling abonnement openbaar vervoer, eindejaarstoelage, tweede pensioenpijler (= aanvullend pensioen bovenop het wettelijk pensioen), lidmaatschap van de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen.
• Om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden coachen we onze medewerkers in hun loopbaan en bieden glijdende werktijd. Een voltijdse medewerker heeft jaarlijks recht op 33 vakantiedagen aangevuld met 14 feestdagen. Wij volgen het verlofstelsel van de publieke sector wat betekent dat je vanaf je indiensttreding recht hebt op betaalde vakantie a rato van de nog te presteren maanden van dat jaar.
• Plaats van tewerkstelling: Welzijnscampus dr. Constant Janssen, Stationstraat 80, 2300 Turnhout.